¿Cómo definir objetivos de forma efectiva?

Hoy en día es común hablar sobre gestión por objetivos. En nuestro lugar de trabajo siempre se plantean metas a las cuales llegar o puede ser que seamos nosotros quienes definamos los objetivos que deseamos alcanzar  o que deben lograr los miembros de nuestro equipo. Sin embargo, ¿estamos realmente definiendo objetivos de forma efectiva?

¿Qué es un objetivo?

Inicialmente, es importante hacer algunas diferenciaciones importantes. Solemos utilizar diferentes palabras para hablar sobre objetivos: metas, resultados, indicadores. En ocasiones incluso parecería que estas palabras son más o menos sinónimas. Sin embargo hay una diferencia importante entre ellas.

Hablemos primero del objetivo. Un objetivo es un estado nuevo al cual queremos llegar. Si hoy nos encontramos en una situación A y nuestro objetivo es llegar a una situación B, tendremos un gran avance en una definición efectiva del objetivo si conocemos cuál es el estado al que queremos llegar.

Por otra parte, una meta forma parte de un objetivo al ser un elemento tangible de éste. Por ejemplo, si mi situación deseada es estar en forma, mi meta será la manera en que será posible medir mi avance. Por supuesto, habrá diferentes formas de medición. Puedo utilizar mi masa corporal, mi peso, incluso la talla de ropa que utilizo. Cada una de estas formas de medición es un indicador. Un objetivo puede tener una o varias metas aunque, por lo general, lo más indicado es mantener una meta por objetivo.

Por último, el resultado refleja qué tan cerca o qué tan lejos estuve de lograr el objetivo que me he planteado. Si mi meta es bajar dos tallas y al finalizar el periodo que me plantee para tal objetivo he disminuido sólo una talla, ése es el resultado que obtuve. Incluso lo puedo parametrizar como un porcentaje: logré mi objetivo en un 50%.

Definiendo un objetivo

Desde mi punto de vista, una de las formas más completas de definir un objetivo es a través del acrónimo SMART (algunas personas lo han traducido al español como acrónimo MARTE). Este acrónimo fue acuñado por primera vez en 1981 por George Doran en un artículo de la revista Management Review y hace referencia a cinco atributos que todo objetivo debe tener: ser específico, medible, alcanzable, retador y tener un parámetro temporal.

Específico                                      

Un objetivo es específico cuando hace referencia a algo tangible y conciso. En este punto, entre mayor detalle logremos, tendremos un objetivo más definido. Por ejemplo, anteriormente hablé sobre el “estar en forma” como una posible situación deseada. Como objetivo, nos daremos cuenta rápidamente de que no es nada específico. En otras palabras ¿qué significa para mí estar en forma? Esta es la razón por la cual es fácil hacerlo corresponder con diferentes metas.

Lo mismo sucede cuando definimos objetivos de negocio. Por ejemplo: incrementar las ventas. Claramente hace referencia a una situación deseada que puede interpretarse como “vender más”, pero ¿qué significa para mí? ¿Hace referencia a algún producto en específico?, ¿tiene que ver con la utilidad o sólo con la facturación?. Como mencionamos antes, definir la situación deseada de la manera más específica posible nos ayudará a identificar con mayor facilidad los demás elementos de un buen objetivo.

Medible

Este punto tiene que ver con la meta y la selección de un buen indicador. Un indicador será la unidad a través de la cual mediremos nuestros avances (tallas, kilos, masa corporal, facturación, porcentaje de utilidad, etc.).

Ahora bien, muchas veces el definir un indicador no es tan sencillo y debemos dar vuelo a nuestra creatividad. Si una persona desea “lograr un mejor equilibrio de vida”, el primer paso será definir qué significa para esta persona esa aseveración. En función de su significado podemos encontrar los indicadores adecuados, por ejemplo: número de horas que le dedica a su familia, la repetición de conductas específicas, la hora de salida de su lugar de trabajo, etc.

Alcanzable

Un buen objetivo nos debe mover de nuestra zona de confort, pero debe ser posible de obtener. Si planteamos objetivos muy distantes o para los cuales no tenemos los recursos necesarios, no haremos sino frustrarnos. Pensemos en el Presidente John F. Kennedy cuando retó a su nación a que, al finalizar la década de 1960, sería posible llevar a un hombre a la Luna. Si bien era un objetivo ambicioso, en ese momento se contaba ya con la tecnología de cohetes requerida, además de que una vez que se hizo el anuncio se volcaron gran parte de los recursos de todo el país para lograrlo. Por si fuera poco, el plazo que dio (8 años) daba la oportunidad para preparar las cuestiones que hicieran falta y generar una visión compartida alrededor de este objetivo.

Retador

Este es punto de balance respecto a un objetivo alcanzable. Como mencionamos anteriormente, un buen objetivo debe movernos de nuestra zona de confort y llevarnos a lograr resultados más allá de lo que hoy estamos haciendo. Citando el discurso del presidente Kennedy:

“Elegimos ir a la luna en esta década y hacer lo demás, no porque sean metas fáciles, sino porque son difíciles, porque ese desafío servirá para organizar y medir lo mejor de nuestras energías y habilidades”.

Parámetro temporal

Un objetivo bien definido tiene una escala temporal. Nos debe indicar cuándo queremos encontrarnos en la situación deseada, cuándo podremos medir lo alcanzado y definir el resultado obtenido. Esto no significa de ninguna forma que no podamos realizar mediciones intermedias. Todo lo contrario, el seguimiento es un aspecto fundamental al momento de ejecutar cualquier proyecto o trabajar hacia un objetivo. Sin embargo, si no definimos un marco de tiempo será muy probable que lo dejemos pasar, atarearnos con las situaciones urgentes y poco a poco olvidarnos de lo que queremos lograr.

Por último

Una vez que hemos identificado cada uno de estos atributos, será posible condensar toda la información en apenas unas cuantas palabras. Será importante documentar toda la información que nos hizo llegar hasta este punto. Sin embargo, un buen objetivo no requerirá una amplia explicación, sino una profunda reflexión. Por ejemplo, para quien lea un objetivo no necesariamente tendría que ser obvio que para mí algo es más o menos retador o alcanzable. Volvamos a los ejemplos que comentamos más arriba:

  • En diciembre de este año disminuiré mi índice de masa corporal de 27 a 24 a través de una dieta balanceada y al menos tres sesiones semanales de una hora en el gimnasio.
  • Aumentar la facturación actual total del negocio en un 10% al finalizar el tercer cuatrimestre, manteniendo una utilidad del 33%.

¿Qué opinas? ¿Conoces otras herramientas prácticas para definir objetivos? Comparte con nosotros en los comentarios.

En Saphi Solutions podemos acompañarte a ti y tu organización a alcanzar y superar sus metas de forma consistente e innovadora. Ponte en contacto con nosotros y juntos generemos sinergias, escríbenos a contacto@saphi.solutions.

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1. Ponte reglas

Es importante ser muy disciplinado para acomodarse a este es tilo de vida. El hecho de trabajar desde casa hace que los límites entre vida privada y vida laboral se diluyan, por lo cual es importante designar – y respetar- un horario y un espacio de trabajo en tu casa.

Establece un horario de trabajo y apégate a él. Comienza y termina de trabajar a la misma hora todos los días, de preferencia comenzando desde temprano por la mañana. Es muy sencillo caer en la tentación de despertarse cada vez más tarde y perder el ritmo de vida al que estás acostumbrado.

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Busca un lugar tranquilo, cerrado y alejado de distracciones como televisión y mascotas, o niños. Evita la tentación de llevar el trabajo a tu recámara, a la televisión o al desayuno. Por otra parte, no dejes de cuidar tu aseo e higiene personal, vístete de manera cómoda pero razonable para trabajar.

Para aprovechar la libertad que representa trabajar desde casa, es necesario que sigas ciertas reglas que separen tu vida personal de la laboral. De lo contrario, trabajarás hasta media noche. ¡Al fin estás en tu casa!

2. Adecúa tu lugar de trabajo

No se trata únicamente de instalar una computadora en casa. Es necesario contar con las herramientas adecuadas para desempeñar adecuadamente tu trabajo.

Invierte en el mobiliario y equipo necesarios. Escoge un escritorio y una silla cómodos que se ajusten a tu estilo y tu forma de trabajo. Lo peor que puedes hacer es ganar una contractura por trabajar en una mala postura en un sillón o una mesa inadecuados. Si lo requieres no dudes en comprar herramientas como una buena impresora. Salir corriendo a la tienda de suministros de oficina más cercana para imprimir o escanear un documento puede convertirse en una gran pérdida de tiempo.

Por último, asegúrate de contar con un servicio de Internet de alta calidad para que mantengas tu productividad y evites contratiempos. Algunas empresas incluso otorgan a sus trabajadores un  apoyo financiero para realizar las adecuaciones necesarias para trabajar de forma efectiva desde casa.

Si estás considerando trabajar desde casa solo de forma temporal, encuentra un lugar tranquilo, en el que haya poco tránsito de otras personas (evita la cocina) y consigue una mesa con suficiente espacio por debajo para tus piernas y por encima para tu equipo de trabajo. Si te es posible, opta por un teclado y ratón  inalámbricos que te permitan poner tu computadora enfrente de ti a la altura de tus ojos, de tal forma que no tengas que encorvarte para ver la pantalla. Por supuesto, lo mejor sería contar con un monitor, pero si lo único que tienes es tu computadora portátil, busca un par de libros para colocarla encima de ellos y lograr una altura cómoda.

La silla siempre es fundamental. Evita trabajar en el sillón de la sala, ya que la postura que tendrás hará que te canses muy rápido. Busca una silla que te permita tener tus pies en el piso y que tus brazos caigan naturalmente a la altura de la superficie donde tendrás el teclado. Si no logras encontrar una silla adecuada, puedes tener dos sillas e irlas intercalando con el tiempo, además, no te olvides de aprovechar llamadas telefónicas y pausas para levantarte y caminar al menos unos pasos.

3. Mantén tu disponibilidad y resultados

Lo más importante es tu responsabilidad y presteza. La disponibilidad que tienes para estar comunicado constantemente con tus jefes y compañeros en un horario estricto de oficina para que no mezcles labores personales con las laborales y puedas cumplir a cabalidad las dos.
También es importante definir desde el inicio las expectativas de desempeño al trabajar desde casa. Para esto, establece compromisos con tu jefe para llegar a resultados medibles y específicos que revelen tu productividad y eficiencia. Sin embargo, valora tu forma de trabajar y escala los descansos necesarios. Una de las mayores tentaciones para las personas trabajando desde casa es querer concluir todos sus pendientes y responsabilidades en un solo día. Define qué quieres lograr cada día y aprende a utilizar tu tiempo de forma efectiva y respetando tu horario.

4. Las distracciones

Trabajar desde casa puede venir acompañado de diferentes distracciones de la vida doméstica. Desde sacar la basura, hasta atender a los niños, pasando por elaborar la comida, recoger las cosas y el susurro de aquel capítulo de la serie que dejaste pendiente la noche anterior. Sin embargo, el hecho de que estés en casa no significa de ninguna forma que el trabajo sea menos significativo o valioso y de ti depende que eso se cumpla.

Si tienes niños pequeños no dejarás de atenderlos, pero puedes hablar con ellos para que sepan lo que estás haciendo. Ponles actividades, retos o tareas y aprovecha la hora de comer para llamarlos a ellos también a un descanso o “recreo”. Si tu pareja está en la misma situación puedes hablar con él o ella para tener “turnos” o adecuar también un espacio de “escuela en casa” o de aprendizaje cerca de donde tú estás trabajando. Es importante que ellos también tienen tareas y responsabilidades.

Igualmente, considera tus tiempos para otras actividades, por ejemplo, deberás considerar que el tiempo que dedicarás a comer deberá incluir la preparación y la limpieza de la mesa y la loza. Si es posible, prepara con antelación tus alimentos, porciónalos y guárdalos en el refrigerador o congélalos para ganar algo de tiempo los demás días.

5. Lidiar con el aislamiento

Evita convertir el trabajo virtual en aislamiento total. Trabajar desde casa pude promover el sedentarismo y la falta de un ambiente laboral con relaciones cara a cara puede generar sentimientos de tristeza e incluso depresión.

Aprovecha las herramientas tecnológicas a tu alcance para mantener la comunicación con tu equipo y compañeros. Si otras personas o tú mismo no están habituados a trabajar a distancia, en un inicio opta por las videoconferencias, ya que te permitirán tener más cercanía y asegurar la atención de los demás. Si ya tienes más experiencia o tienes equipos de trabajo maduros, llamadas telefónicas rápidas bastarán para minimizar la distancia y mantenerte al tanto de ellos. Será importante que procures tener contacto con tu equipo de forma frecuente o al menos, una vez al día.

Desde una perspectiva más personal, haz un esfuerzo por hablar con otras personas, hacer una pausa para tomar un café, o al menos abrir la ventana para que entre aire. Puedes aprovechar el tiempo adicional para tomar cursos en línea, trabajar en proyectos para tu hogar o aprender nuevas cosas. Retoma prácticas que no realizabas desde hace tiempo como tocar algún instrumento, leer el libro que tienes pendiente o simplemente estar contigo mismo. Si ya no puedes asistir al gimnasio, busca rutinas de ejercicio que puedas hacer desde casa, realiza posturas de yoga o aprovecha para comenzar una práctica de meditación buscando los recursos que necesitas en aplicaciones o videos en línea. Aprovecha este tiempo y define un objetivo particular que te gustaría obtener a través del tiempo que estarás en casa y comprométete contigo mismo a lograrlo.

Como ves, el trabajo a distancia es una opción práctica y novedosa, por lo que es importante que sepas cómo desempeñarte mejor y aprovechar al máximo las ventajas de trabajar desde casa. Con estos consejos esperamos que sea posible mantener tu productividad y que juntos podamos afrontar los retos que estos momentos nos presentan a todos.

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Efraín Zapata es socio consultor en Saphi Solutions donde apoya a las organizaciones a ser más productivas y eficaces a través de potenciar su talento humano. Es maestro en Desarrollo Organizacional por la Universidad de Monterrey, así como Coach Ejecutivo y licenciado en Psicología Organizacional por el Tecnológico de Monterrey.
Puedes contactarlo en ezapata@saphi.solutions