Según un estudio de la Harvard Business Review afirma que el 65% de los directivos y empleados opinan que las reuniones les impiden completar tareas pendientes, otro 71% definió tales citas como actos improductivos e ineficientes y un 64% asoció estos encuentros con una menos posibilidad de pensar en profundidad sobre los retos que enfrenta su departamento o su empresa.
Muchas personas consideran que las reuniones son una pérdida de tiempo y, desafortunadamente, tienen suficientes argumentos para pensar así: rara vez empiezan a tiempo, son interminables, usualmente tratan sobre lo mismo y un largo etcétera. Sin embargo, también son importantes y son un elemento de comunicación indispensable. La pregunta es, ¿cómo hacer que una reunión sea realmente productiva? Te daremos seis claves que, de una manera sencilla, mejorarán la eficiencia de las reuniones en las que participes.
Convoca a un grupo pequeño
Procura que una reunión de trabajo no tenga más de cinco o siete participantes. Entre menos personas sean, la comunicación será más sencilla y todos tendrán mayor oportunidad de percibir, por ejemplo, el lenguaje no verbal de los demás. De igual manera, los asistentes tendrán mayor posibilidad de participar y tocar todos los temas establecidos y de su interés. Cuando se reúne un grupo grande, las personas no sólo ven disminuida su posibilidad de participar, sino que perciben que sus aportaciones no son relevantes.
Numerosos estudios de psicología social señalan que el esfuerzo individual decrece al aumentar el número de personas involucradas. Este fenómeno es conocido como holgazanería social (Social Loafing). Si forzosamente necesitas hacer una junta con muchos participantes, una solución es prepararte mucho mejor. Deberás contar con un facilitador más experimentado, fomentar la participación de más personas y gestionar la conversación, incluso si esto implica interrumpir a alguien que ha acaparado el tiempo de participación.
Evita los dispositivos móviles
A pesar del boom del multitasking, ha quedado demostrado que neurológicamente es posible hacer dos cosas al mismo tiempo, pero no prestar atención a dos cosas al mismo tiempo. De igual forma, los dispositivos móviles (computadoras, teléfonos, tabletas) se vuelven una distracción no sólo para el que los utiliza, sino para los demás, e incluso su utilización puede ser percibida como una falta de respeto. Pocas cosas son más desalentadoras que el presentar una nueva idea o el trabajo de muchos días a alguien que está más preocupado por actualizar su estatus en Facebook o Twitter.
La única ayuda que pueden brindar los dispositivos móviles en una reunión de trabajo es para tomar notas o tener información relevante a la mano. Procura que el grupo adopte la norma de mantener la computadora cerrada a menos que se solicite expresamente algún tipo de información que enriquezca la reunión. Asimismo, no hay nada de malo en tomar notas a mano en un cuaderno. De ser necesario, estas siempre podrán ser trascritas después en recordatorios digitales o en aplicaciones de productividad.
Breve y bueno, dos veces bueno
Procura que la reunión sea tan corta como sea posible y evita que rebase una hora de duración. Hay muchas razones para ser breves: las personas tienen un tiempo de atención corto, en un menor tiempo es posible enfocarse más, se responde mejor a la presión de tiempo, etc. En general, cuando las personas se dan cuenta de que están sobre el tiempo límite, dejan de hacer preguntas y se enfocan en concluir el trabajo.
Un estudio realizado por Connie Gersick de la Escuela de Administración de Yale señala que los grupos de trabajo ajustan su ritmo y su estilo de interacción a los límites de tiempo. Por ejemplo, grupos orientados a la resolución de problemas se comunican más rápidamente y toman decisiones más enfocadas cuando son sometidos a presión (aunque se corre el riesgo de fomentar un estilo de liderazgo autoritario).
Esto no significa apresurar las cosas o interrumpir abruptamente la reunión si se acaba el tiempo. Hay conversaciones que deben tener la profundidad y el tiempo necesarios para que los involucrados expresen sus puntos de vista y se llegue a acuerdos perdurables. Añadir una presión de tiempo hará una reunión más eficiente, pero apresurarla truncará temas importantes.
Considera tener reuniones de pie
Puede parecer raro, pero las reuniones de pie son muy productivas, ya que se ha demostrado que pueden ser hasta un 30% más cortas y tener los mismos resultados que reuniones tradicionales. Tan solo si se piensa en la actitud y lenguaje corporal de una reunión tradicional, el sentarse predispone a una persona a recibir información y tomar una postura pasiva, en vez de participar.
No es necesario complicarse para tener una reunión de pie. Añadir mesas altas al mobiliario, caminar un poco con los otros involucrados e inclusive aprovechar los encuentros inesperados en los pasillos, pueden ser espacios muy productivos si se saben utilizar bien. Recuerda que cambiar el formato de la reunión no implica prepararse menos: planea la reunión, evita distracciones, establece un tiempo, etc.
Fomenta la participación
Lograr que todos los asistentes participen puede ser todo un reto. En muchas ocasiones, las personas pueden tener algo importante que decir, pero no sentirse estimulados a comunicarlo. Preguntar directamente a las personas que no están participando puede ser una primera solución. Cuando las personas se sienten escuchadas y se solicita su opinión es más sencillo que se genere un compromiso sobre los acuerdos alcanzados. En el caso de las personas más introvertidas, es posible decirles previamente el objetivo de la junta y reforzar la importancia de su participación. De esta forma, podrán planear su aportación y no serán tomados por sorpresa.
“Las reuniones son un elemento de comunicación indispensable”.
Efraín Zapata.
Establece una agenda
Este es uno de los puntos más importantes para toda reunión. Tanto el organizador como los participantes deben tener claridad absoluta sobre los temas que se tocarán, de otra forma la reunión carecerá de foco y será muy sencillo perder el interés de los asistentes. Comunicar de antemano qué expectativas y objetivos se tienen de la reunión (llegar a acuerdos, definir una nueva forma de trabajo, presentar resultados, etc.) también es muy importante ya que preparará a las personas y facilitará definir qué asistentes son imprescindibles. Asimismo, definir los objetivos y temas con antelación te ayudará a evitar reuniones innecesarias: si el único objetivo de la reunión es actualizar el estatus de un proyecto, evítala y envía un correo electrónico o utiliza otras formas más eficientes de comunicarte.
La falta de claridad es una de las razones principales por las que los equipos de trabajo no logran tomar decisiones. Tener una estructura y un listado de temas principales permite brindar la claridad necesaria y adelantarse a los obstáculos y retos que se enfrentarán.
Existen muchas metodologías y consejos para llevar a cabo una junta de trabajo. Sin embargo, muchas de las soluciones son simple sentido común. Al final del día lo más importante es que la siguiente vez que tengas una reunión, te asegures de hacer todo lo posible para aprovechar de la mejor forma el tiempo de todos, incluido el tuyo.
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