“Por cada minuto dedicado a la organización, se gana una hora”
Benjamin Franklin
Si, según el dicho, nuestro cuerpo es un templo para tu alma, entonces nuestro espacio de trabajo podría considerarse el santuario de nuestro quehacer, de tu vocación. Por lo tanto, deberíamos cuidar nuestro espacio de trabajo de la misma forma en que cuidamos de nuestro cuerpo o como cuidas de otros aspectos importantes para ti. Después de todo, pasamos la mayor parte del día en ese lugar, incluso en ocasiones más tiempo del que pasamos en casa. De ahí la importancia de mantener un espacio de trabajo donde te sientas cómodo, donde encuentres orden y armonía que mejoren tu productividad y por tanto tus resultados.
Recuerda que, para ser organizado y eficiente, la forma en que piensas es un factor importante. Si tú mismo crees que no puedes ser organizado, te estarás programando para no serlo. Rétate y piensa en qué aspectos de tu vida has logrado cierto orden o eficacia e identifica qué te llevó a lograrlo. Mantén un estado de ánimo alto en el que la organización y el orden signifiquen para ti algo positivo y te permita iniciar nuevos buenos hábitos o reforzar los que ya tienes. De esta forma, es mucho más sencillo terminar cada día con una sensación de logro y de satisfacción. Mantener organizado y en orden tu lugar de trabajo tiene importantes beneficios.
Tiempo
Tener un espacio de trabajo organizado de tal forma que te funcione mejor y te haga más eficiente influirá en la forma en que usas tu tiempo. Cosas que parecieran tan pequeñas como buscar algo, podrían consumir minutos valiosos o simplemente hacerte sentir frustrado o enojado por no encontrarlo. Realizarás muchas más tareas en menos tiempo en un entorno organizado y funcional. Tu efectividad y concentración aumentarán y, sin darte cuenta, tendrás mayores oportunidades de atender nuevos retos, de desarrollar otros proyectos y de desarrollarte profesionalmente. Saber dónde están las cosas te permitirá concentrarte en los resultados.
Espacio
En un escritorio, cubículo u oficina bien organizados, se aprovecha mejor el espacio y se genera una sensación de amplitud y equilibrio que mejora de forma natural la armonía del lugar. Piensa en la sensación que experimentas cuando entras a una habitación limpia, iluminada y donde las cosas tienen un orden funcional, y lo diferente que es entrar a una habitación por asear o en la que es evidente que recién terminó una reunión. Estas mismas sensaciones se despiertan al llegar a un espacio de trabajo con montañas de pendientes, en la que apenas se puede trabajar o, por el contrario, llegar a un lugar de trabajo pulcro y eficiente. No sólo será más sencillo, sino mucho más disfrutable trabajar en un espacio organizado y que sea funcional para ti.
Confianza
El aspecto visual de tu área de trabajo habla mucho de ti. Una persona organizada denota confianza justamente por la sensación de equilibrio que logra generar a su alrededor. Es cierto que dentro del caos que otros podrían observar, una persona puede encontrar su propio orden. Lamentablemente esta otra parte no es visible y genera una impresión errónea.
Hemos hablado de algunos beneficios y elementos que te permitirán tener una mejor organización en tu espacio de trabajo. Es momento de poner manos a la obra y saber cómo organizarlo. Compartimos contigo cinco elementos que podrían ayudarte.
“Tu espacio de trabajo podría considerarse el santuario de tu quehacer.”
Efraín Zapata.
Prioriza los pendientes
Valora cualquier petición, encargo o documento entrante para asignar qué tan urgente o importante es. Coloca todas las tareas juntas, pero asegúrate que las prioritarias queden en primer lugar. Si tienes duda sobre la valoración de una tarea, no dudes en preguntar a tu jefe, tal vez él vea las cosas de una forma distinta que deberás tomar en cuenta. Asignando prioridades no sólo mantendrás menos papeles en tu escritorio, sino que tendrás una buena base para decidir por dónde comenzar.
Cerrar las actividades del día
Cada que utilices algo, regrésalo a su lugar y al finalizar el día, tómate tres minutos para ordenar todo y dejar tu escritorio lo más limpio posible. Entre menos papeles y cosas encuentres encima al siguiente día, podrás comenzar con mayor disposición las tareas y pendientes. Además, esto refuerza el pensamiento de llegar a un lugar amplio, abierto y en equilibrio de la cual hablábamos anteriormente.
Si el día de hoy esto parece un reto por todas las cosas que tienes encima, tómate una hora para ordenar tus cajones y papeles. Invertir esa hora en la organización de tu espacio de trabajo, te ahorrará mucho tiempo en el futuro y minimizará el tiempo que ocupes en ordenar todo al finalizar el día.
Nombra y etiqueta
Si utilizas carpetas para organizar los documentos, puedes usar etiquetas índices o etiquetas que te recuerden qué estás poniendo en cada una de ellas. Los índices con listas de verificación te ayudarán también a mantener el control sobre los documentos importantes que saques y evitar que se pierdan. No tengas miedo de usar notas adhesivas, separadores, viñetas o cualquier otro elemento que resalte la información. Se pierde mucho tiempo cuando no se sabe dónde está un archivo o simplemente qué hay en una determinada carpeta.
Todo cabe en un cajón
El cajón del escritorio suele convertirse en el tapete debajo del cual guardamos todo lo que no sabemos dónde poner. Desde dulces y cables, hasta miles de plumas que hemos recibido en diferentes lugares, o cosas que estamos absolutamente seguros de que algún día ocuparemos. Por lo mismo, el cajón es un excelente lugar para comenzar a poner orden. Utiliza organizadores o separadores de diferentes tamaños que te permitan mantener siempre en un segmento distintas herramientas: plumas, lápices, cables. Los mejores organizadores son aquellos con diferentes espacios de diferentes tamaños, ya que se adaptarán mejor a todo lo que queremos guardar.
Ármate de coraje y vacía tu cajón con la plena determinación de únicamente volver a poner en él aquellas cosas que realmente necesitas y desechar o llevar a otro lado, aquellas que no.
Tecnología
Hoy en día la tecnología nos permite ser mucho más ordenados y eficientes que antes. En primer lugar, un solo dispositivo, sea tu computadora o tu teléfono celular, realiza las veces de un buen número de elementos que hoy han desaparecido: desde un tarjetero, hasta una agenda; hoy en día todo está en nuestro bolsillo. Ayúdate de la tecnología y permítele a tu teléfono monitorear tus actividades a través de recordatorios, alarmas, listas de pendientes y otras aplicaciones que podrán hacer más eficiente tu trabajo.
La tecnología también te permitirá eliminar, o al menos reducir, el uso de papeles y, por tanto, el volumen de cosas que tienes que guardar y organizar en tu lugar de trabajo. Puedes escanear documentos importantes para tenerlos contigo sin tener que buscarlos en gavetas para una consulta rápida, permitiéndote ganar mayor amplitud. También puedes comenzar a implementar un sistema de autorización sin firma, a través de correos electrónicos de aceptación, o incluso, a través de firmas digitales. Es importante que pienses tres o cuatro veces antes de imprimir algo, no sólo por la utilización de recursos y ayuda al medio ambiente, sino porque es común imprimir cosas que no tendrán mayor uso.
Mantener un espacio organizado y ordenado genera un ambiente más propicio y armonioso para el trabajo. Al trabajar de esta forma, no sólo se es más productivo, sino que también se aligerará el trabajo y fluirá de una forma más veloz, dándonos el tiempo necesario para aquellas actividades que más disfrutamos y lograr un mejor equilibrio de vida.
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