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Reuniones productivas, no aburridas

Seis claves para dejar de odiar las juntas

Muchas personas consideran que las reuniones son una pérdida de tiempo y, desafortunadamente, tienen suficientes argumentos para pensar así: rara vez empiezan a tiempo, son interminables, usualmente tratan sobre lo mismo y un largo etcétera. Sin embargo también son importantes y son un elemento de comunicación indispensable. La pregunta es, ¿cómo hacer que una reunión sea realmente productiva? A continuación te damos seis claves que, de una manera sencilla, mejorarán la eficiencia de las reuniones en las que participes.

1 Convoca a un grupo pequeño

Procura que una reunión de trabajo no tenga más de cinco o siete participantes. Entre menos personas sean, la comunicación será más sencilla y todos tendrán mayor oportunidad de percibir, por ejemplo, el lenguaje no verbal de los demás. Igualmente los asistentes tendrán mayor posibilidad de participar y tocar todos los temas establecidos y de su interés. Cuando se reúne un grupo grande, las personas no sólo ven disminuida su posibilidad de participar, sino que perciben que sus aportaciones no son relevantes.

Numerosos estudios de psicología social señalan que el esfuerzo individual decrece al aumentar el número de personas involucradas. Este fenómeno es conocido como holgazanería social (Social Loafing). Si forzosamente necesitas hacer una junta con muchos participantes, una solución es prepararte mucho mejor. Deberás contar con un facilitador más experimentado, fomentar la participación de más personas y gestionar la conversación, incluso si esto implica interrumpir a alguien que ha acaparado el tiempo de participación.

2 Evita los dispositivos móviles

A pesar del boom del multitasking, ha quedado demostrado que neurológicamente es posible hacer dos cosas al mismo tiempo, pero no prestar atención a dos cosas al mismo tiempo. De igual forma, los dispositivos móviles (computadoras, teléfonos, tabletas) se vuelven una distracción no sólo para el que los utiliza, sino para los demás, e incluso su utilización puede ser percibida como una falta de respeto. Pocas cosas son más desalentadoras que el presentar una nueva idea o el trabajo de muchos días a alguien que está más preocupado por actualizar su estatus en Facebook o Twitter.

La única ayuda que pueden brindar los dispositivos móviles en una reunión de trabajo es para tomar notas o tener información relevante a la mano. Procura que el grupo adopte la norma de mantener la computadora cerrada a menos que se solicite expresamente algún tipo de información que enriquezca la reunión. Asimismo, no hay nada de malo en tomar notas a mano en un cuaderno. De ser necesario, estas siempre podrán ser trascritas después en recordatorios digitales o en aplicaciones de productividad.

3 Breve y bueno, dos veces bueno

Procura que la reunión sea tan corta como sea posible y evita que rebase una hora de duración. Hay muchas razones para ser breves: las personas tienen un tiempo de atención corto, en un menor tiempo es posible enfocarse más, se responde mejor a la presión de tiempo, etc. En general, cuando las personas se dan cuenta de que están sobre el tiempo límite, dejan de hacer preguntas y se enfocan en concluir el trabajo.

Un estudio realizado por Connie Gersick de la Escuela de Administración de Yale señala que los grupos de trabajo ajustan su ritmo y su estilo de interacción a los límites de tiempo. Por ejemplo, grupos orientados a la resolución de problemas se comunican más rápidamente y toman decisiones más enfocadas cuando son sometidos a presión (aunque se corre el riesgo de fomentar un estilo de liderazgo autoritario).

Esto no significa apresurar las cosas o interrumpir abruptamente la reunión si se acaba el tiempo. Hay conversaciones que deben tener la profundidad y el tiempo necesarios para que los involucrados expresen sus puntos de vista y se llegue a acuerdos perdurables. Añadir una presión de tiempo hará una reunión más eficiente, pero apresurarla truncará temas importantes.

4 Considera tener reuniones de pie

Puede parecer raro, pero las reuniones de pie son muy productivas, ya que se ha demostrado que pueden ser hasta un 30% más cortas y tener los mismos resultados que reuniones tradicionales. Tan solo si se piensa en la actitud y lenguaje corporal de una reunión tradicional, el sentarse predispone a una persona a recibir información y tomar una postura pasiva, en vez de participar.

No es necesario complicarse para tener una reunión de pie. Añadir mesas altas al mobiliario, caminar un poco con los otros involucrados e inclusive aprovechar los encuentros inesperados en los pasillos, pueden ser espacios muy productivos si se saben utilizar bien. Recuerda que cambiar el formato de la reunión no implica prepararse menos: planea la reunión, evita distracciones, establece un tiempo, etc. Para conocer un poco más sobre el tema, te recomendamos leer nuestro artículo Encuentros de pasillo: creatividad, productividad y comunicación.

5 Fomenta la participación

Lograr que todos los asistentes participen puede ser todo un reto. En muchas ocasiones, las personas pueden tener algo importante que decir, pero no sentirse estimulados a comunicarlo. Preguntar directamente a las personas que no están participando puede ser una primera solución. Cuando las personas se sienten escuchadas y se solicita su opinión es más sencillo que se genere un compromiso sobre los acuerdos alcanzados. En el caso de las personas más introvertidas, es posible decirles previamente el objetivo de la junta y reforzar la importancia de su participación. De esta forma, podrán planear su aportación y no serán tomados por sorpresa.

6 Establece una agenda

Este es uno de los puntos más importantes para toda reunión. Tanto el organizador como los participantes deben tener claridad absoluta sobre los temas que se tocarán, de otra forma la reunión carecerá de foco y será muy sencillo perder el interés de los asistentes. Comunicar de antemano qué expectativas y objetivos se tienen de la reunión (llegar a acuerdos, definir una nueva forma de trabajo, presentar resultados, etc.) también es muy importante ya que preparará a las personas y facilitará definir qué asistentes son imprescindibles. Asimismo, definir los objetivos y temas con antelación te ayudará a evitar reuniones innecesarias: si el único objetivo de la reunión es actualizar el estatus de un proyecto, evítala y envía un correo electrónico o utiliza otras formas más eficientes de comunicarte.

La falta de claridad es una de las razones principales por las que los equipos de trabajo no logran tomar decisiones. Tener una estructura y un listado de temas principales permite brindar la claridad necesaria y adelantarse a los obstáculos y retos que se enfrentarán.

Existen muchas metodologías y consejos para llevar a cabo una junta de trabajo, sin embargo muchas de las soluciones son simple sentido común. Al final del día lo más importante es que la siguiente vez que tengas una reunión, te asegures de hacer todo lo posible para aprovechar de la mejor forma el tiempo de todos, incluido el tuyo.

¿Te gustaría generar un equipo de alto desempeño? En Saphi Solutions podemos acompañarte a través de nuestros programas de desarrollo de equipos para hacer crecer habilidades que les permitirán tener mejores reuniones y ser más productivos. Ponte en contacto con nosotros y generemos sinergias juntos, escríbenos a contacto@saphisolutions.com.mx.

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1. Ponte reglas

Es importante ser muy disciplinado para acomodarse a este es tilo de vida. El hecho de trabajar desde casa hace que los límites entre vida privada y vida laboral se diluyan, por lo cual es importante designar – y respetar- un horario y un espacio de trabajo en tu casa.

Establece un horario de trabajo y apégate a él. Comienza y termina de trabajar a la misma hora todos los días, de preferencia comenzando desde temprano por la mañana. Es muy sencillo caer en la tentación de despertarse cada vez más tarde y perder el ritmo de vida al que estás acostumbrado.

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Busca un lugar tranquilo, cerrado y alejado de distracciones como televisión y mascotas, o niños. Evita la tentación de llevar el trabajo a tu recámara, a la televisión o al desayuno. Por otra parte, no dejes de cuidar tu aseo e higiene personal, vístete de manera cómoda pero razonable para trabajar.

Para aprovechar la libertad que representa trabajar desde casa, es necesario que sigas ciertas reglas que separen tu vida personal de la laboral. De lo contrario, trabajarás hasta media noche. ¡Al fin estás en tu casa!

2. Adecúa tu lugar de trabajo

No se trata únicamente de instalar una computadora en casa. Es necesario contar con las herramientas adecuadas para desempeñar adecuadamente tu trabajo.

Invierte en el mobiliario y equipo necesarios. Escoge un escritorio y una silla cómodos que se ajusten a tu estilo y tu forma de trabajo. Lo peor que puedes hacer es ganar una contractura por trabajar en una mala postura en un sillón o una mesa inadecuados. Si lo requieres no dudes en comprar herramientas como una buena impresora. Salir corriendo a la tienda de suministros de oficina más cercana para imprimir o escanear un documento puede convertirse en una gran pérdida de tiempo.

Por último, asegúrate de contar con un servicio de Internet de alta calidad para que mantengas tu productividad y evites contratiempos. Algunas empresas incluso otorgan a sus trabajadores un  apoyo financiero para realizar las adecuaciones necesarias para trabajar de forma efectiva desde casa.

Si estás considerando trabajar desde casa solo de forma temporal, encuentra un lugar tranquilo, en el que haya poco tránsito de otras personas (evita la cocina) y consigue una mesa con suficiente espacio por debajo para tus piernas y por encima para tu equipo de trabajo. Si te es posible, opta por un teclado y ratón  inalámbricos que te permitan poner tu computadora enfrente de ti a la altura de tus ojos, de tal forma que no tengas que encorvarte para ver la pantalla. Por supuesto, lo mejor sería contar con un monitor, pero si lo único que tienes es tu computadora portátil, busca un par de libros para colocarla encima de ellos y lograr una altura cómoda.

La silla siempre es fundamental. Evita trabajar en el sillón de la sala, ya que la postura que tendrás hará que te canses muy rápido. Busca una silla que te permita tener tus pies en el piso y que tus brazos caigan naturalmente a la altura de la superficie donde tendrás el teclado. Si no logras encontrar una silla adecuada, puedes tener dos sillas e irlas intercalando con el tiempo, además, no te olvides de aprovechar llamadas telefónicas y pausas para levantarte y caminar al menos unos pasos.

3. Mantén tu disponibilidad y resultados

Lo más importante es tu responsabilidad y presteza. La disponibilidad que tienes para estar comunicado constantemente con tus jefes y compañeros en un horario estricto de oficina para que no mezcles labores personales con las laborales y puedas cumplir a cabalidad las dos.
También es importante definir desde el inicio las expectativas de desempeño al trabajar desde casa. Para esto, establece compromisos con tu jefe para llegar a resultados medibles y específicos que revelen tu productividad y eficiencia. Sin embargo, valora tu forma de trabajar y escala los descansos necesarios. Una de las mayores tentaciones para las personas trabajando desde casa es querer concluir todos sus pendientes y responsabilidades en un solo día. Define qué quieres lograr cada día y aprende a utilizar tu tiempo de forma efectiva y respetando tu horario.

4. Las distracciones

Trabajar desde casa puede venir acompañado de diferentes distracciones de la vida doméstica. Desde sacar la basura, hasta atender a los niños, pasando por elaborar la comida, recoger las cosas y el susurro de aquel capítulo de la serie que dejaste pendiente la noche anterior. Sin embargo, el hecho de que estés en casa no significa de ninguna forma que el trabajo sea menos significativo o valioso y de ti depende que eso se cumpla.

Si tienes niños pequeños no dejarás de atenderlos, pero puedes hablar con ellos para que sepan lo que estás haciendo. Ponles actividades, retos o tareas y aprovecha la hora de comer para llamarlos a ellos también a un descanso o “recreo”. Si tu pareja está en la misma situación puedes hablar con él o ella para tener “turnos” o adecuar también un espacio de “escuela en casa” o de aprendizaje cerca de donde tú estás trabajando. Es importante que ellos también tienen tareas y responsabilidades.

Igualmente, considera tus tiempos para otras actividades, por ejemplo, deberás considerar que el tiempo que dedicarás a comer deberá incluir la preparación y la limpieza de la mesa y la loza. Si es posible, prepara con antelación tus alimentos, porciónalos y guárdalos en el refrigerador o congélalos para ganar algo de tiempo los demás días.

5. Lidiar con el aislamiento

Evita convertir el trabajo virtual en aislamiento total. Trabajar desde casa pude promover el sedentarismo y la falta de un ambiente laboral con relaciones cara a cara puede generar sentimientos de tristeza e incluso depresión.

Aprovecha las herramientas tecnológicas a tu alcance para mantener la comunicación con tu equipo y compañeros. Si otras personas o tú mismo no están habituados a trabajar a distancia, en un inicio opta por las videoconferencias, ya que te permitirán tener más cercanía y asegurar la atención de los demás. Si ya tienes más experiencia o tienes equipos de trabajo maduros, llamadas telefónicas rápidas bastarán para minimizar la distancia y mantenerte al tanto de ellos. Será importante que procures tener contacto con tu equipo de forma frecuente o al menos, una vez al día.

Desde una perspectiva más personal, haz un esfuerzo por hablar con otras personas, hacer una pausa para tomar un café, o al menos abrir la ventana para que entre aire. Puedes aprovechar el tiempo adicional para tomar cursos en línea, trabajar en proyectos para tu hogar o aprender nuevas cosas. Retoma prácticas que no realizabas desde hace tiempo como tocar algún instrumento, leer el libro que tienes pendiente o simplemente estar contigo mismo. Si ya no puedes asistir al gimnasio, busca rutinas de ejercicio que puedas hacer desde casa, realiza posturas de yoga o aprovecha para comenzar una práctica de meditación buscando los recursos que necesitas en aplicaciones o videos en línea. Aprovecha este tiempo y define un objetivo particular que te gustaría obtener a través del tiempo que estarás en casa y comprométete contigo mismo a lograrlo.

Como ves, el trabajo a distancia es una opción práctica y novedosa, por lo que es importante que sepas cómo desempeñarte mejor y aprovechar al máximo las ventajas de trabajar desde casa. Con estos consejos esperamos que sea posible mantener tu productividad y que juntos podamos afrontar los retos que estos momentos nos presentan a todos.

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Efraín Zapata es socio consultor en Saphi Solutions donde apoya a las organizaciones a ser más productivas y eficaces a través de potenciar su talento humano. Es maestro en Desarrollo Organizacional por la Universidad de Monterrey, así como Coach Ejecutivo y licenciado en Psicología Organizacional por el Tecnológico de Monterrey.
Puedes contactarlo en ezapata@saphi.solutions

¿Cómo definir objetivos de forma efectiva?

¿Cómo definir objetivos de forma efectiva?

Hoy en día es común hablar sobre gestión por objetivos. En nuestro lugar de trabajo siempre se plantean metas a las cuales llegar o puede ser que seamos nosotros quienes definamos los objetivos que deseamos alcanzar  o que deben lograr los miembros de nuestro equipo. Sin embargo, ¿estamos realmente definiendo objetivos de forma efectiva?

¿Qué es un objetivo?

Inicialmente, es importante hacer algunas diferenciaciones importantes. Solemos utilizar diferentes palabras para hablar sobre objetivos: metas, resultados, indicadores. En ocasiones incluso parecería que estas palabras son más o menos sinónimas. Sin embargo hay una diferencia importante entre ellas.

Hablemos primero del objetivo. Un objetivo es un estado nuevo al cual queremos llegar. Si hoy nos encontramos en una situación A y nuestro objetivo es llegar a una situación B, tendremos un gran avance en una definición efectiva del objetivo si conocemos cuál es el estado al que queremos llegar.

Por otra parte, una meta forma parte de un objetivo al ser un elemento tangible de éste. Por ejemplo, si mi situación deseada es estar en forma, mi meta será la manera en que será posible medir mi avance. Por supuesto, habrá diferentes formas de medición. Puedo utilizar mi masa corporal, mi peso, incluso la talla de ropa que utilizo. Cada una de estas formas de medición es un indicador. Un objetivo puede tener una o varias metas aunque, por lo general, lo más indicado es mantener una meta por objetivo.

Por último, el resultado refleja qué tan cerca o qué tan lejos estuve de lograr el objetivo que me he planteado. Si mi meta es bajar dos tallas y al finalizar el periodo que me plantee para tal objetivo he disminuido sólo una talla, ése es el resultado que obtuve. Incluso lo puedo parametrizar como un porcentaje: logré mi objetivo en un 50%.

Definiendo un objetivo

Desde mi punto de vista, una de las formas más completas de definir un objetivo es a través del acrónimo SMART (algunas personas lo han traducido al español como acrónimo MARTE). Este acrónimo fue acuñado por primera vez en 1981 por George Doran en un artículo de la revista Management Review y hace referencia a cinco atributos que todo objetivo debe tener: ser específico, medible, alcanzable, retador y tener un parámetro temporal.

Específico                                      

Un objetivo es específico cuando hace referencia a algo tangible y conciso. En este punto, entre mayor detalle logremos, tendremos un objetivo más definido. Por ejemplo, anteriormente hablé sobre el “estar en forma” como una posible situación deseada. Como objetivo, nos daremos cuenta rápidamente de que no es nada específico. En otras palabras ¿qué significa para mí estar en forma? Esta es la razón por la cual es fácil hacerlo corresponder con diferentes metas.

Lo mismo sucede cuando definimos objetivos de negocio. Por ejemplo: incrementar las ventas. Claramente hace referencia a una situación deseada que puede interpretarse como “vender más”, pero ¿qué significa para mí? ¿Hace referencia a algún producto en específico?, ¿tiene que ver con la utilidad o sólo con la facturación?. Como mencionamos antes, definir la situación deseada de la manera más específica posible nos ayudará a identificar con mayor facilidad los demás elementos de un buen objetivo.

Medible

Este punto tiene que ver con la meta y la selección de un buen indicador. Un indicador será la unidad a través de la cual mediremos nuestros avances (tallas, kilos, masa corporal, facturación, porcentaje de utilidad, etc.).

Ahora bien, muchas veces el definir un indicador no es tan sencillo y debemos dar vuelo a nuestra creatividad. Si una persona desea “lograr un mejor equilibrio de vida”, el primer paso será definir qué significa para esta persona esa aseveración. En función de su significado podemos encontrar los indicadores adecuados, por ejemplo: número de horas que le dedica a su familia, la repetición de conductas específicas, la hora de salida de su lugar de trabajo, etc.

Alcanzable

Un buen objetivo nos debe mover de nuestra zona de confort, pero debe ser posible de obtener. Si planteamos objetivos muy distantes o para los cuales no tenemos los recursos necesarios, no haremos sino frustrarnos. Pensemos en el Presidente John F. Kennedy cuando retó a su nación a que, al finalizar la década de 1960, sería posible llevar a un hombre a la Luna. Si bien era un objetivo ambicioso, en ese momento se contaba ya con la tecnología de cohetes requerida, además de que una vez que se hizo el anuncio se volcaron gran parte de los recursos de todo el país para lograrlo. Por si fuera poco, el plazo que dio (8 años) daba la oportunidad para preparar las cuestiones que hicieran falta y generar una visión compartida alrededor de este objetivo.

Retador

Este es punto de balance respecto a un objetivo alcanzable. Como mencionamos anteriormente, un buen objetivo debe movernos de nuestra zona de confort y llevarnos a lograr resultados más allá de lo que hoy estamos haciendo. Citando el discurso del presidente Kennedy:

“Elegimos ir a la luna en esta década y hacer lo demás, no porque sean metas fáciles, sino porque son difíciles, porque ese desafío servirá para organizar y medir lo mejor de nuestras energías y habilidades”.

Parámetro temporal

Un objetivo bien definido tiene una escala temporal. Nos debe indicar cuándo queremos encontrarnos en la situación deseada, cuándo podremos medir lo alcanzado y definir el resultado obtenido. Esto no significa de ninguna forma que no podamos realizar mediciones intermedias. Todo lo contrario, el seguimiento es un aspecto fundamental al momento de ejecutar cualquier proyecto o trabajar hacia un objetivo. Sin embargo, si no definimos un marco de tiempo será muy probable que lo dejemos pasar, atarearnos con las situaciones urgentes y poco a poco olvidarnos de lo que queremos lograr.

Por último

Una vez que hemos identificado cada uno de estos atributos, será posible condensar toda la información en apenas unas cuantas palabras. Será importante documentar toda la información que nos hizo llegar hasta este punto. Sin embargo, un buen objetivo no requerirá una amplia explicación, sino una profunda reflexión. Por ejemplo, para quien lea un objetivo no necesariamente tendría que ser obvio que para mí algo es más o menos retador o alcanzable. Volvamos a los ejemplos que comentamos más arriba:

  • En diciembre de este año disminuiré mi índice de masa corporal de 27 a 24 a través de una dieta balanceada y al menos tres sesiones semanales de una hora en el gimnasio.
  • Aumentar la facturación actual total del negocio en un 10% al finalizar el tercer cuatrimestre, manteniendo una utilidad del 33%.

¿Qué opinas? ¿Conoces otras herramientas prácticas para definir objetivos? Comparte con nosotros en los comentarios.

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1. Ponte reglas

Es importante ser muy disciplinado para acomodarse a este es tilo de vida. El hecho de trabajar desde casa hace que los límites entre vida privada y vida laboral se diluyan, por lo cual es importante designar – y respetar- un horario y un espacio de trabajo en tu casa.

Establece un horario de trabajo y apégate a él. Comienza y termina de trabajar a la misma hora todos los días, de preferencia comenzando desde temprano por la mañana. Es muy sencillo caer en la tentación de despertarse cada vez más tarde y perder el ritmo de vida al que estás acostumbrado.

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Busca un lugar tranquilo, cerrado y alejado de distracciones como televisión y mascotas, o niños. Evita la tentación de llevar el trabajo a tu recámara, a la televisión o al desayuno. Por otra parte, no dejes de cuidar tu aseo e higiene personal, vístete de manera cómoda pero razonable para trabajar.

Para aprovechar la libertad que representa trabajar desde casa, es necesario que sigas ciertas reglas que separen tu vida personal de la laboral. De lo contrario, trabajarás hasta media noche. ¡Al fin estás en tu casa!

2. Adecúa tu lugar de trabajo

No se trata únicamente de instalar una computadora en casa. Es necesario contar con las herramientas adecuadas para desempeñar adecuadamente tu trabajo.

Invierte en el mobiliario y equipo necesarios. Escoge un escritorio y una silla cómodos que se ajusten a tu estilo y tu forma de trabajo. Lo peor que puedes hacer es ganar una contractura por trabajar en una mala postura en un sillón o una mesa inadecuados. Si lo requieres no dudes en comprar herramientas como una buena impresora. Salir corriendo a la tienda de suministros de oficina más cercana para imprimir o escanear un documento puede convertirse en una gran pérdida de tiempo.

Por último, asegúrate de contar con un servicio de Internet de alta calidad para que mantengas tu productividad y evites contratiempos. Algunas empresas incluso otorgan a sus trabajadores un  apoyo financiero para realizar las adecuaciones necesarias para trabajar de forma efectiva desde casa.

Si estás considerando trabajar desde casa solo de forma temporal, encuentra un lugar tranquilo, en el que haya poco tránsito de otras personas (evita la cocina) y consigue una mesa con suficiente espacio por debajo para tus piernas y por encima para tu equipo de trabajo. Si te es posible, opta por un teclado y ratón  inalámbricos que te permitan poner tu computadora enfrente de ti a la altura de tus ojos, de tal forma que no tengas que encorvarte para ver la pantalla. Por supuesto, lo mejor sería contar con un monitor, pero si lo único que tienes es tu computadora portátil, busca un par de libros para colocarla encima de ellos y lograr una altura cómoda.

La silla siempre es fundamental. Evita trabajar en el sillón de la sala, ya que la postura que tendrás hará que te canses muy rápido. Busca una silla que te permita tener tus pies en el piso y que tus brazos caigan naturalmente a la altura de la superficie donde tendrás el teclado. Si no logras encontrar una silla adecuada, puedes tener dos sillas e irlas intercalando con el tiempo, además, no te olvides de aprovechar llamadas telefónicas y pausas para levantarte y caminar al menos unos pasos.

3. Mantén tu disponibilidad y resultados

Lo más importante es tu responsabilidad y presteza. La disponibilidad que tienes para estar comunicado constantemente con tus jefes y compañeros en un horario estricto de oficina para que no mezcles labores personales con las laborales y puedas cumplir a cabalidad las dos.
También es importante definir desde el inicio las expectativas de desempeño al trabajar desde casa. Para esto, establece compromisos con tu jefe para llegar a resultados medibles y específicos que revelen tu productividad y eficiencia. Sin embargo, valora tu forma de trabajar y escala los descansos necesarios. Una de las mayores tentaciones para las personas trabajando desde casa es querer concluir todos sus pendientes y responsabilidades en un solo día. Define qué quieres lograr cada día y aprende a utilizar tu tiempo de forma efectiva y respetando tu horario.

4. Las distracciones

Trabajar desde casa puede venir acompañado de diferentes distracciones de la vida doméstica. Desde sacar la basura, hasta atender a los niños, pasando por elaborar la comida, recoger las cosas y el susurro de aquel capítulo de la serie que dejaste pendiente la noche anterior. Sin embargo, el hecho de que estés en casa no significa de ninguna forma que el trabajo sea menos significativo o valioso y de ti depende que eso se cumpla.

Si tienes niños pequeños no dejarás de atenderlos, pero puedes hablar con ellos para que sepan lo que estás haciendo. Ponles actividades, retos o tareas y aprovecha la hora de comer para llamarlos a ellos también a un descanso o “recreo”. Si tu pareja está en la misma situación puedes hablar con él o ella para tener “turnos” o adecuar también un espacio de “escuela en casa” o de aprendizaje cerca de donde tú estás trabajando. Es importante que ellos también tienen tareas y responsabilidades.

Igualmente, considera tus tiempos para otras actividades, por ejemplo, deberás considerar que el tiempo que dedicarás a comer deberá incluir la preparación y la limpieza de la mesa y la loza. Si es posible, prepara con antelación tus alimentos, porciónalos y guárdalos en el refrigerador o congélalos para ganar algo de tiempo los demás días.

5. Lidiar con el aislamiento

Evita convertir el trabajo virtual en aislamiento total. Trabajar desde casa pude promover el sedentarismo y la falta de un ambiente laboral con relaciones cara a cara puede generar sentimientos de tristeza e incluso depresión.

Aprovecha las herramientas tecnológicas a tu alcance para mantener la comunicación con tu equipo y compañeros. Si otras personas o tú mismo no están habituados a trabajar a distancia, en un inicio opta por las videoconferencias, ya que te permitirán tener más cercanía y asegurar la atención de los demás. Si ya tienes más experiencia o tienes equipos de trabajo maduros, llamadas telefónicas rápidas bastarán para minimizar la distancia y mantenerte al tanto de ellos. Será importante que procures tener contacto con tu equipo de forma frecuente o al menos, una vez al día.

Desde una perspectiva más personal, haz un esfuerzo por hablar con otras personas, hacer una pausa para tomar un café, o al menos abrir la ventana para que entre aire. Puedes aprovechar el tiempo adicional para tomar cursos en línea, trabajar en proyectos para tu hogar o aprender nuevas cosas. Retoma prácticas que no realizabas desde hace tiempo como tocar algún instrumento, leer el libro que tienes pendiente o simplemente estar contigo mismo. Si ya no puedes asistir al gimnasio, busca rutinas de ejercicio que puedas hacer desde casa, realiza posturas de yoga o aprovecha para comenzar una práctica de meditación buscando los recursos que necesitas en aplicaciones o videos en línea. Aprovecha este tiempo y define un objetivo particular que te gustaría obtener a través del tiempo que estarás en casa y comprométete contigo mismo a lograrlo.

Como ves, el trabajo a distancia es una opción práctica y novedosa, por lo que es importante que sepas cómo desempeñarte mejor y aprovechar al máximo las ventajas de trabajar desde casa. Con estos consejos esperamos que sea posible mantener tu productividad y que juntos podamos afrontar los retos que estos momentos nos presentan a todos.

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Efraín Zapata es socio consultor en Saphi Solutions donde apoya a las organizaciones a ser más productivas y eficaces a través de potenciar su talento humano. Es maestro en Desarrollo Organizacional por la Universidad de Monterrey, así como Coach Ejecutivo y licenciado en Psicología Organizacional por el Tecnológico de Monterrey.
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Orientación a resultados: ¿Qué hay más allá de la meta?

Orientación a resultados: ¿Qué hay más allá de la meta?

La orientación a resultados es la tendencia a concretar los resultados con altos niveles de calidad y rendimiento de manera ininterrumpida. Consiste en superar los propios estándares de excelencia y buscar de manera activa la mejora continua.

Es importante notar que orientación a resultados no significa lo mismo que “el fin justifica los medios”. Por el contrario, una persona orientada hacia el logro de sus metas tiene una actitud positiva y de responsabilidad propia, compromiso y pasión con lo que hace. Esta actitud, muchas veces llamada en inglés accountability, es difícil de desarrollar cuando una persona no está realmente convencida de querer lograr algo. Pero cuando cuenta con la actitud correcta, la postura natural de cualquier persona es dar lo mejor de sí misma.

 

La meta

Una de los rasgos distintivos de una persona orientada hacia resultados es la claridad que tiene sobre lo que quiere lograr. Aunque parecería obvio, definir detalladamente un objetivo es una de las tareas más importantes y comúnmente olvidadas al iniciar un proyecto personal o laboral. En el ámbito profesional, las metas pueden definirse o negociarse conjuntamente con la organización, de manera que resulten lo suficientemente atractivas para que la persona mantenga su enfoque hasta lograrlas.

Hay varias técnicas para la definición de metas, como la utilización del acrónimo SMART (por sus siglas en inglés). Lo más importante es que la meta que se defina sea específica y que tenga un límite temporal.

Las metas que se plantea una persona orientada a los resultados se caracterizan por formar parte de una visualización más amplia del futuro. Esto no quiere decir que estas personas sepan exactamente qué sucederá en el mediano o largo plazo. Lo que si saben, es lo que desean conseguir, dónde quieren estar y qué quieren estar haciendo dentro tres, cinco o diez años. Esta visualización no sólo facilita la planeación de sus acciones y metas intermedias, sino que brinda un mayor e invaluable enfoque en las actividades que realizan. De esta forma, las personas orientadas a los resultados constantemente se preguntan cómo es que lo que están haciendo tiene relevancia para sus metas futuras.

 

El combustible

Se suele relacionar la orientación al logro con un alto nivel de automotivación. Una persona motivada genera mecanismos internos que le permiten esforzarse e ir más allá en la ejecución de sus actividades para lograr los mejores resultados. Un factor importante para que una persona sea a la vez automotivada y orientada a los resultados es que los objetivos que se plantea conseguir deben ser congruentes con sus valores.

Una persona que realiza actividades alineadas a sus valores, intereses y metas, persevera y enfrenta los retos que se le presentan desde un enfoque de deseo. Por el contrario, una persona que persigue un objetivo que no hace eco con sus principios, puede esforzarse, pero tarde o temprano se consumirá toda su energía. Esta persona estará operando bajo el enfoque de “tengo que hacer las cosas”. Esta es la razón fundamental por la cual muchas personas pueden encontrar una verdadera pasión y una forma de vida sana en actividades que para otros parecerían meros pasatiempos.

 

La competencia

Por otra parte, la orientación a resultados se relaciona con la adaptación y flexibilidad ante las condiciones cambiantes del entorno. Las personas orientadas a los resultados saben que muchas veces los planes no salen como se espera. Sin embargo, generalmente están preparadas para estos casos. Tener claridad sobre la meta por conseguir permite mantener un enfoque positivo y visualizar rutas alternas para conseguir de la mejor forma posible llegar a la meta establecida.

Igualmente, esta orientación habla de la calidad de los resultados y no de su cantidad. Un resultado sobresaliente busca el máximo rendimiento y mantenerse por encima de los estándares de calidad, tiempo y eficiencia que se obtuvieron previamente. Bajo esta perspectiva, la competencia no está en lo que hacen los demás, sino en lo que uno mismo ha logrado y la manera de mejorar de forma continua. Esto supone un ejercicio de autobservación y autocrítica profundo, que permita identificar los aspectos más relevantes que se deseen fortalecer o que se deseen eliminar.

Para lograr entrar en un ciclo de autocrítica y mejora continua, muchas personas optan por contratar un coach ejecutivo. El trabajo del coach consiste en acompañar a la persona y hacerle ver puntos de vista diferentes que lo acerquen a su meta, desde una perspectiva que abra posibilidades y permita la adquisición de nuevas habilidades, actitudes y hábitos.

 

A pesar de que la orientación a resultados es una de las competencias más demandadas por las empresas, algunas organizaciones suelen utilizar incorrectamente este término. Al igual que muchos otros conceptos que forman parte de las tendencias o prácticas de vanguardia, suele adoptarse porque “suena bien” o son vistas como modas, sin conocer sus implicaciones. La orientación hacia los resultados va mucho más allá del conseguir los resultados de un puesto o por los resultados que son planteados por la empresa, sean cuales sean. Por el contrario, trata sobre la adquisición de un compromiso real para conseguir un objetivo y hacerlo de la mejor manera posible. Para que una persona adquiera esta responsabilidad, antes tendrá que estar convencido sobre su importancia e impacto, y -como ya lo hemos mencionado- tendrá que alinearse a sus valores y principios de vida.

Por último, la orientación a resultados es una de las características que tienen en común las personas de alto rendimiento. Para conocer las diez características de las personas con un rendimiento superior, visita nuestro artículo anterior aquí.

 

En Saphi Solutions podemos acompañarte a ti y tu organización a alcanzar y superar sus metas de forma consistente e innovadora. Ponte en contacto con nosotros y juntos generemos sinergias, escríbenos a contacto@saphi.solutions.

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Efraín Zapata es socio consultor en Saphi Solutions donde apoya a las organizaciones a ser más productivas y eficaces a través de potenciar su talento humano. Es maestro en Desarrollo Organizacional por la Universidad de Monterrey, así como Coach Ejecutivo y licenciado en Psicología Organizacional por el Tecnológico de Monterrey.
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8 Claves para tener y estar siempre a tiempo

8 Claves para tener y estar siempre a tiempo

You may delay, but time won’t. 

Tanto en el trabajo como en el hogar, todos podemos beneficiarnos de hacer un uso del tiempo más eficiente.

Cada semana nos ofrece 168 horas de tiempo real, y depende de cada uno de nosotros aprovechar cada una de esas horas  de la mejor manera. El tiempo no sólo es un recurso no renovable, sino que además es el bien más preciado con el que contamos y su buen manejo puede ser la base para lograr nuestros objetivos y tener un sano equilibrio de vida.

La administración del tiempo es una de las cualidades más importantes para cualquier profesional. Organizar las actividades facilita un mejor desempeño durante el día, disminuye los niveles de estrés al evitar preocuparnos por tener demasiados pendientes y evita la fatiga excesiva.

Como ya se mencionó, el manejo del tiempo es muy importante para generar un equilibrio de vida. Definir el tiempo invertido en la vida personal y profesional de manera explícita, nos obliga a reflexionar sobre su valor y nos permite dirigir los esfuerzos hacia la concordancia entre nuestros valores personales y nuestras acciones. Asimismo, definir el tiempo dedicado a las actividades laborales permite equilibrar las presiones a las que estamos sometidos, facilitando la orientación hacia resultados concretos y discriminando las tareas poco importantes.

Existe mucha información sobre el manejo del tiempo. Sin embargo, la mayoría de los expertos coinciden en las siguientes recomendaciones:

Se consciente de cómo inviertes tu tiempo: durante al menos un par de días genera un registro del tiempo que dedicas a cada actividad. Puedes dividir las tareas en categorías como reuniones, llamadas, correo electrónico, trabajo administrativo, comida, descanso y actividades personales, entre otras. Analiza si el uso de tu tiempo corresponde con tus prioridades y objetivos.

Establece objetivos: determina qué es importante para ti y qué objetivos quieres lograr. No te compliques creando grandes planes a largo plazo, ni en ideales que muchas veces son poco viables de concretar. Cada mañana establece un objetivo para el día, y el fin de semana establece un objetivo para la semana por iniciar. Si te es posible, desglosa cada objetivo en tareas específicas que deseas llevar a cabo. Es importante recalcar que deben ser actividades que quieres llevar a cabo, no actividades que tienes que hacer.

Organiza tus actividades: Prioriza tus actividades y define tiempos límite para realizarlas. Es fácil hacer demasiados planes y pensar “ya veré cómo cumplo todos”. Sin embargo, la realidad es que siempre terminamos postergando alguno. Para organizarte existen herramientas que te pueden ser útiles, desde listas de tareas, calendarios, alarmas, etc. Lo importante es que elijas aquellas que te ayudarán a comprometerte a cumplir la actividad en el tiempo que lo esperas.

Anticípate: Prepárate para cumplir tus compromisos y tus tareas. Uno de los principales factores para ser productivos es adelantar lo más que puedas de antemano: ordenar lo que necesitarás antes de una reunión a la mañana siguiente puede ahorrar mucho tiempo y te hará aprovechar mejor el momento.

Duerme lo necesario: El promedio para la mayoría de las personas es de 8 horas de sueño, pero cada persona tiene diferentes necesidades. “Ahorrar tiempo” reduciendo tu tiempo de sueño tiene como consecuencia no ser tan productivo ni creativo al siguiente día. En vez de aumentar horas de actividad, reducirás tu eficiencia y provocarás un menor avance.

Enfócate: Concentra tu atención en la tarea que estás realizando y evita todos los distractores posibles. Aún las personas capaces de realizar varias actividades al mismo tiempo se enfocan para la planeación de una actividad y sólo realizan varias tareas cuando están lo suficientemente familiarizados con ellas. Vive el momento y no dejes que tu mente esté donde tú no estás.

Descansa: Cuando termines una actividad importante o un grupo de tareas relacionadas, date tiempo para despejar tu mente antes de continuar. Puedes dar un breve paseo, tomar una taza de café o distraerte unos minutos con algo que te aleje del entorno laboral eventualmente.

Elimina los tiempos muertos: Capitaliza el tiempo. Todo se puede aprovechar: lleva contigo siempre un libro o carga en tu teléfono celular audiolibros, podcasts o contenido de tu interés que puedas escuchar mientras esperas en fila, en el gimnasio, mientras te desplazas en transporte público o en tu carro.

Identifica a los enemigos de tu tiempo: algunos de los principales problemas para controlar el tiempo son:

Sobrecarga de actividades: El tratar de hacer más de lo que es posible es frustrante y generalmente nos lleva a sacrificar las cosas realmente importantes, como el tiempo para la familia y los seres queridos.

Asumir tareas de otros: El adquirir responsabilidades de otros (por ejemplo, pares o subordinados) nos distrae de nuestras responsabilidades. Aprender a decir “no” de una forma amable pero firme.

Distractores controlables: ¿En qué cosas estamos invirtiendo el tiempo pero no nos acercan a nuestros objetivos? Llamadas telefónicas no planeadas, redes sociales, reuniones improvisadas, largas pláticas banales, etc.

Por último, a lo largo del día procura preguntarte cada dos o tres horas: ¿lo que estoy haciendo en este momento, me ayuda a lograr mis objetivos?

En Saphi Solutions podemos ayudarte a ti y tu organización para generar diferentes herramientas y metodologías que le permitan a tu equipo hacer un uso más eficiente del tiempo y lograr sus objetivos de la forma más efectiva posible. No dudes en ponerte en contacto para generar sinergias juntos, visita http://saphi.solutions/ y síguenos en nuestras redes sociales.

 

 

Palabras clave: tiempo, administración del tiempo, manejo del tiempo, control del tiempo, time management

 

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Efraín Zapata es socio consultor en Saphi Solutions donde apoya a las organizaciones a ser más productivas y eficaces a través de potenciar su talento humano. Es maestro en Desarrollo Organizacional por la Universidad de Monterrey, así como Coach Ejecutivo y licenciado en Psicología Organizacional por el Tecnológico de Monterrey.
Puedes contactarlo en ezapata@saphi.solutions

¿Cómo mejorar tu presencia en videoconferencias?

Adaptado por Saphi Solutions de: How to Elevate Your Presence in a Virtual Meeting, por J. Schwartzberg. Harvard Business Review.

Abril, 2020

Las tácticas de comunicación que solemos usar en una reunión presencial no siempre se trasladan directamente a una videoconferencia tipo Skype o Zoom. Andy Molinsky, profesora de comportamiento organizacional, recomienda en un artículo de la Harvard Business Review los siguientes puntos:

*Centra tu mirada en la cámara*, no en tus colegas. Esta es la única forma que los demás perciban que estás teniendo contacto visual con ellos. Practica sobre todo este punto cuando seas tú quien está haciendo uso de la palabra.

 

*Mantén una voz potente*. Usa un volumen ligeramente mayor al habitual no sólo para hacerte audible, sino también para ganar autoridad, credibilidad y confianza.

*Escoge cómo te ves*. Adecúa la imagen que toma de ti la cámara cuidando mostrarte cercano y con una buena iluminación. Entre más alejado u obscuro te veas, serás menos percibido. Procura que tu cabeza y hombros cubran la mayor parte de la pantalla. También se consciente del fondo. Elimina objetos que distraigan la atención, busca un lugar donde el fondo sea sencillo y refleje tu profesionalismo.

*Céntrate en la reunión*. En reuniones presenciales es fácil distraerse, y en videoconferencias lo es aún más. Recuerda no sólo que estás en una reunión, sino que los demás te están observando por la cámara. Presta atención constante y aléjate de tu teléfono celular. Recuerda también que el lenguaje verbal que emites puede transmitir tu estado de ánimo, así que sé consciente de él. Por otro lado, es difícil observar patrones no verbales en tus otros compañeros, así que presta especial atención a cuánto y qué tan frecuentemente tomas la palabra. Un consejo: no te sientas como si estuvieras en casa, sino como si estuvieras en el trabajo.

*No seas tu propia distracción*. En una reunión presencial no tienes que preocuparte por hablar con el micrófono cerrado, el ruido ambiental o distracciones de mascotas o niños, pero estos elementos son de suma importancia en una videoconferencia. Comienza por acostumbrarte a silenciar tu micrófono cuando no estás hablando y encenderlo cada vez que vayas a hablar. Igualmente, si es indispensable hacer algún movimiento que pueda distraer a los demás como moverte de habitación, recoger algo o incluso comer si has estado todo el día en reuniones, asegúrate de apagar primero tu cámara. Por último, si eres interrumpido por tus niños o mascotas, seguramente tus colegas reirán y lo entenderán, así que no te preocupes demasiado. Sin embargo, si vas a dar una presentación formal, procura alejarte de este tipo de distracciones. Recuerda que los mensajes importantes no sólo requieren toda la atención de tus compañeros, sino también la tuya.

*Utiliza el chat como un aliado*. Contar con un chat es una gran ventaja que no existe en las reuniones presenciales. Aprovéchalo para dar profundidad y dimensión a tus ideas, así como para mostrar que estás inmerso en la reunión. Cuando te refieras a un artículo o documento, comparte un vínculo en el chat, igualmente si alguien más está presentando responde con mensajes de apoyo a la idea o con preguntas que enriquezcan la discusión.

Un bonus: *Saca el máximo provecho de la plataforma* que utilicen tú y tu equipo para videoconferencias. Muchas de ellas te permiten hacer encuestas rápidas, compartir tu pantalla, crear un pizarrón electrónico e incluso tomar notas o minutas en tiempo real con la participación de todos. Explora las opciones que tienes disponibles y recuerda que esta es una oportunidad para seguir desarrollando nuevas habilidades.

¿Cómo hacer flexible el trabajo durante la crisis?

Adaptado por Saphi Solutions de: How the Coronavirus Crisis Is Redefining Jobs, por Ravin Jesuthasan, Tracey Malcolm and Susan Cantrell. Harvard Business Review.

Abril, 2020

Muchas personas están desarrollando labores que nunca se hubieran imaginado apenas hace unas semanas, por ejemplo, casas de moda produciendo cubrebocas y armadoras de carros haciendo respiradores. Los líderes tienen una gran oportunidad para re-imaginar las actividades y reacomodar el trabajo para responder de una mejor forma a las necesidades cambiantes de la organización, sus clientes y colaboradores. Se proponen tres formas de aprovechar el trabajo, talento y habilidades donde y cuando son más necesarias, reforzando la agilidad y resiliencia en estos tiempos inciertos.

El objetivo es hacer que el trabajo más crítico sea lo más rápido y eficiente posible. Para ello se busca liberarse de las restricciones del trabajo o de los puestos en sí mismos y permitir que las funciones y tareas evolucionen junto con sus retos en tiempo real. Se crean redes de equipos empoderados para operar fuera de la estructura jerárquica y burocrática para responder más asertivamente.

Algunas organizaciones como Allianz y Cisco han implementado mercados internos de proyectos que permiten fragmentar el trabajo en tareas y proyectos en los que participan personas de cualquier área de la organización con disponibilidad y en los que aprovechan sus habilidades (tanto generales como especializadas). A través de este sistema las empresas pueden rápidamente absorber el trabajo de personas ausentes por enfermedad, añadir miembros a proyectos críticos y lidiar con la falta de nuevas contrataciones, al tiempo que se da oportunidad a los colaboradores de aprender y desarrollar habilidades diferentes a las que siempre utilizan.

Deconstruir el trabajo en componentes más pequeños también permite agrupar tareas que pueden realizarse de forma remota o en otras locaciones, identificando aquellas actividades críticas que requieren hacerse en sitio para limitar la movilidad y presencia de personas en ciertas locaciones.

Para otro tipo de trabajo, la automatización puede mejorar el tiempo de respuesta y liberar a colaboradores de actividades rutinarias o que pueden ser desempeñadas de forma provisional por software.

Por último, como líderes debemos tener conciencia de la interacción con un ecosistema mayor para fortalecer la resiliencia tanto de la organización como de su entorno. Una respuesta innovadora es desarrollar un intercambio de talento entre diferentes organizaciones, aprovechando la disponibilidad de personas con poca carga, debido a la crisis para fortalecer a las empresas con alta demanda de trabajo por la misma. Compartir colaboradores y talento de esta forma no solo ayuda a responder a la crisis, sino que refuerza el tejido interinstitucional y compromiso con los colaboradores y la sociedad.