8 Claves para tener y estar siempre a tiempo

8 Claves para tener y estar siempre a tiempo

You may delay, but time won’t. 

Tanto en el trabajo como en el hogar, todos podemos beneficiarnos de hacer un uso del tiempo más eficiente.

Cada semana nos ofrece 168 horas de tiempo real, y depende de cada uno de nosotros aprovechar cada una de esas horas  de la mejor manera. El tiempo no sólo es un recurso no renovable, sino que además es el bien más preciado con el que contamos y su buen manejo puede ser la base para lograr nuestros objetivos y tener un sano equilibrio de vida.

La administración del tiempo es una de las cualidades más importantes para cualquier profesional. Organizar las actividades facilita un mejor desempeño durante el día, disminuye los niveles de estrés al evitar preocuparnos por tener demasiados pendientes y evita la fatiga excesiva.

Como ya se mencionó, el manejo del tiempo es muy importante para generar un equilibrio de vida. Definir el tiempo invertido en la vida personal y profesional de manera explícita, nos obliga a reflexionar sobre su valor y nos permite dirigir los esfuerzos hacia la concordancia entre nuestros valores personales y nuestras acciones. Asimismo, definir el tiempo dedicado a las actividades laborales permite equilibrar las presiones a las que estamos sometidos, facilitando la orientación hacia resultados concretos y discriminando las tareas poco importantes.

Existe mucha información sobre el manejo del tiempo. Sin embargo, la mayoría de los expertos coinciden en las siguientes recomendaciones:

Se consciente de cómo inviertes tu tiempo: durante al menos un par de días genera un registro del tiempo que dedicas a cada actividad. Puedes dividir las tareas en categorías como reuniones, llamadas, correo electrónico, trabajo administrativo, comida, descanso y actividades personales, entre otras. Analiza si el uso de tu tiempo corresponde con tus prioridades y objetivos.

Establece objetivos: determina qué es importante para ti y qué objetivos quieres lograr. No te compliques creando grandes planes a largo plazo, ni en ideales que muchas veces son poco viables de concretar. Cada mañana establece un objetivo para el día, y el fin de semana establece un objetivo para la semana por iniciar. Si te es posible, desglosa cada objetivo en tareas específicas que deseas llevar a cabo. Es importante recalcar que deben ser actividades que quieres llevar a cabo, no actividades que tienes que hacer.

Organiza tus actividades: Prioriza tus actividades y define tiempos límite para realizarlas. Es fácil hacer demasiados planes y pensar “ya veré cómo cumplo todos”. Sin embargo, la realidad es que siempre terminamos postergando alguno. Para organizarte existen herramientas que te pueden ser útiles, desde listas de tareas, calendarios, alarmas, etc. Lo importante es que elijas aquellas que te ayudarán a comprometerte a cumplir la actividad en el tiempo que lo esperas.

Anticípate: Prepárate para cumplir tus compromisos y tus tareas. Uno de los principales factores para ser productivos es adelantar lo más que puedas de antemano: ordenar lo que necesitarás antes de una reunión a la mañana siguiente puede ahorrar mucho tiempo y te hará aprovechar mejor el momento.

Duerme lo necesario: El promedio para la mayoría de las personas es de 8 horas de sueño, pero cada persona tiene diferentes necesidades. “Ahorrar tiempo” reduciendo tu tiempo de sueño tiene como consecuencia no ser tan productivo ni creativo al siguiente día. En vez de aumentar horas de actividad, reducirás tu eficiencia y provocarás un menor avance.

Enfócate: Concentra tu atención en la tarea que estás realizando y evita todos los distractores posibles. Aún las personas capaces de realizar varias actividades al mismo tiempo se enfocan para la planeación de una actividad y sólo realizan varias tareas cuando están lo suficientemente familiarizados con ellas. Vive el momento y no dejes que tu mente esté donde tú no estás.

Descansa: Cuando termines una actividad importante o un grupo de tareas relacionadas, date tiempo para despejar tu mente antes de continuar. Puedes dar un breve paseo, tomar una taza de café o distraerte unos minutos con algo que te aleje del entorno laboral eventualmente.

Elimina los tiempos muertos: Capitaliza el tiempo. Todo se puede aprovechar: lleva contigo siempre un libro o carga en tu teléfono celular audiolibros, podcasts o contenido de tu interés que puedas escuchar mientras esperas en fila, en el gimnasio, mientras te desplazas en transporte público o en tu carro.

Identifica a los enemigos de tu tiempo: algunos de los principales problemas para controlar el tiempo son:

Sobrecarga de actividades: El tratar de hacer más de lo que es posible es frustrante y generalmente nos lleva a sacrificar las cosas realmente importantes, como el tiempo para la familia y los seres queridos.

Asumir tareas de otros: El adquirir responsabilidades de otros (por ejemplo, pares o subordinados) nos distrae de nuestras responsabilidades. Aprender a decir “no” de una forma amable pero firme.

Distractores controlables: ¿En qué cosas estamos invirtiendo el tiempo pero no nos acercan a nuestros objetivos? Llamadas telefónicas no planeadas, redes sociales, reuniones improvisadas, largas pláticas banales, etc.

Por último, a lo largo del día procura preguntarte cada dos o tres horas: ¿lo que estoy haciendo en este momento, me ayuda a lograr mis objetivos?

En Saphi Solutions podemos ayudarte a ti y tu organización para generar diferentes herramientas y metodologías que le permitan a tu equipo hacer un uso más eficiente del tiempo y lograr sus objetivos de la forma más efectiva posible. No dudes en ponerte en contacto para generar sinergias juntos, visita http://saphi.solutions/ y síguenos en nuestras redes sociales.

 

 

Palabras clave: tiempo, administración del tiempo, manejo del tiempo, control del tiempo, time management

 

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Efraín Zapata es socio consultor en Saphi Solutions donde apoya a las organizaciones a ser más productivas y eficaces a través de potenciar su talento humano. Es maestro en Desarrollo Organizacional por la Universidad de Monterrey, así como Coach Ejecutivo y licenciado en Psicología Organizacional por el Tecnológico de Monterrey.
Puedes contactarlo en ezapata@saphi.solutions