Reuniones productivas, no aburridas

Seis claves para dejar de odiar las juntas

Muchas personas consideran que las reuniones son una pérdida de tiempo y, desafortunadamente, tienen suficientes argumentos para pensar así: rara vez empiezan a tiempo, son interminables, usualmente tratan sobre lo mismo y un largo etcétera. Sin embargo también son importantes y son un elemento de comunicación indispensable. La pregunta es, ¿cómo hacer que una reunión sea realmente productiva? A continuación te damos seis claves que, de una manera sencilla, mejorarán la eficiencia de las reuniones en las que participes.

1 Convoca a un grupo pequeño

Procura que una reunión de trabajo no tenga más de cinco o siete participantes. Entre menos personas sean, la comunicación será más sencilla y todos tendrán mayor oportunidad de percibir, por ejemplo, el lenguaje no verbal de los demás. Igualmente los asistentes tendrán mayor posibilidad de participar y tocar todos los temas establecidos y de su interés. Cuando se reúne un grupo grande, las personas no sólo ven disminuida su posibilidad de participar, sino que perciben que sus aportaciones no son relevantes.

Numerosos estudios de psicología social señalan que el esfuerzo individual decrece al aumentar el número de personas involucradas. Este fenómeno es conocido como holgazanería social (Social Loafing). Si forzosamente necesitas hacer una junta con muchos participantes, una solución es prepararte mucho mejor. Deberás contar con un facilitador más experimentado, fomentar la participación de más personas y gestionar la conversación, incluso si esto implica interrumpir a alguien que ha acaparado el tiempo de participación.

2 Evita los dispositivos móviles

A pesar del boom del multitasking, ha quedado demostrado que neurológicamente es posible hacer dos cosas al mismo tiempo, pero no prestar atención a dos cosas al mismo tiempo. De igual forma, los dispositivos móviles (computadoras, teléfonos, tabletas) se vuelven una distracción no sólo para el que los utiliza, sino para los demás, e incluso su utilización puede ser percibida como una falta de respeto. Pocas cosas son más desalentadoras que el presentar una nueva idea o el trabajo de muchos días a alguien que está más preocupado por actualizar su estatus en Facebook o Twitter.

La única ayuda que pueden brindar los dispositivos móviles en una reunión de trabajo es para tomar notas o tener información relevante a la mano. Procura que el grupo adopte la norma de mantener la computadora cerrada a menos que se solicite expresamente algún tipo de información que enriquezca la reunión. Asimismo, no hay nada de malo en tomar notas a mano en un cuaderno. De ser necesario, estas siempre podrán ser trascritas después en recordatorios digitales o en aplicaciones de productividad.

3 Breve y bueno, dos veces bueno

Procura que la reunión sea tan corta como sea posible y evita que rebase una hora de duración. Hay muchas razones para ser breves: las personas tienen un tiempo de atención corto, en un menor tiempo es posible enfocarse más, se responde mejor a la presión de tiempo, etc. En general, cuando las personas se dan cuenta de que están sobre el tiempo límite, dejan de hacer preguntas y se enfocan en concluir el trabajo.

Un estudio realizado por Connie Gersick de la Escuela de Administración de Yale señala que los grupos de trabajo ajustan su ritmo y su estilo de interacción a los límites de tiempo. Por ejemplo, grupos orientados a la resolución de problemas se comunican más rápidamente y toman decisiones más enfocadas cuando son sometidos a presión (aunque se corre el riesgo de fomentar un estilo de liderazgo autoritario).

Esto no significa apresurar las cosas o interrumpir abruptamente la reunión si se acaba el tiempo. Hay conversaciones que deben tener la profundidad y el tiempo necesarios para que los involucrados expresen sus puntos de vista y se llegue a acuerdos perdurables. Añadir una presión de tiempo hará una reunión más eficiente, pero apresurarla truncará temas importantes.

4 Considera tener reuniones de pie

Puede parecer raro, pero las reuniones de pie son muy productivas, ya que se ha demostrado que pueden ser hasta un 30% más cortas y tener los mismos resultados que reuniones tradicionales. Tan solo si se piensa en la actitud y lenguaje corporal de una reunión tradicional, el sentarse predispone a una persona a recibir información y tomar una postura pasiva, en vez de participar.

No es necesario complicarse para tener una reunión de pie. Añadir mesas altas al mobiliario, caminar un poco con los otros involucrados e inclusive aprovechar los encuentros inesperados en los pasillos, pueden ser espacios muy productivos si se saben utilizar bien. Recuerda que cambiar el formato de la reunión no implica prepararse menos: planea la reunión, evita distracciones, establece un tiempo, etc. Para conocer un poco más sobre el tema, te recomendamos leer nuestro artículo Encuentros de pasillo: creatividad, productividad y comunicación.

5 Fomenta la participación

Lograr que todos los asistentes participen puede ser todo un reto. En muchas ocasiones, las personas pueden tener algo importante que decir, pero no sentirse estimulados a comunicarlo. Preguntar directamente a las personas que no están participando puede ser una primera solución. Cuando las personas se sienten escuchadas y se solicita su opinión es más sencillo que se genere un compromiso sobre los acuerdos alcanzados. En el caso de las personas más introvertidas, es posible decirles previamente el objetivo de la junta y reforzar la importancia de su participación. De esta forma, podrán planear su aportación y no serán tomados por sorpresa.

6 Establece una agenda

Este es uno de los puntos más importantes para toda reunión. Tanto el organizador como los participantes deben tener claridad absoluta sobre los temas que se tocarán, de otra forma la reunión carecerá de foco y será muy sencillo perder el interés de los asistentes. Comunicar de antemano qué expectativas y objetivos se tienen de la reunión (llegar a acuerdos, definir una nueva forma de trabajo, presentar resultados, etc.) también es muy importante ya que preparará a las personas y facilitará definir qué asistentes son imprescindibles. Asimismo, definir los objetivos y temas con antelación te ayudará a evitar reuniones innecesarias: si el único objetivo de la reunión es actualizar el estatus de un proyecto, evítala y envía un correo electrónico o utiliza otras formas más eficientes de comunicarte.

La falta de claridad es una de las razones principales por las que los equipos de trabajo no logran tomar decisiones. Tener una estructura y un listado de temas principales permite brindar la claridad necesaria y adelantarse a los obstáculos y retos que se enfrentarán.

Existen muchas metodologías y consejos para llevar a cabo una junta de trabajo, sin embargo muchas de las soluciones son simple sentido común. Al final del día lo más importante es que la siguiente vez que tengas una reunión, te asegures de hacer todo lo posible para aprovechar de la mejor forma el tiempo de todos, incluido el tuyo.

¿Te gustaría generar un equipo de alto desempeño? En Saphi Solutions podemos acompañarte a través de nuestros programas de desarrollo de equipos para hacer crecer habilidades que les permitirán tener mejores reuniones y ser más productivos. Ponte en contacto con nosotros y generemos sinergias juntos, escríbenos a contacto@saphisolutions.com.mx.

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1. Ponte reglas

Es importante ser muy disciplinado para acomodarse a este es tilo de vida. El hecho de trabajar desde casa hace que los límites entre vida privada y vida laboral se diluyan, por lo cual es importante designar – y respetar- un horario y un espacio de trabajo en tu casa.

Establece un horario de trabajo y apégate a él. Comienza y termina de trabajar a la misma hora todos los días, de preferencia comenzando desde temprano por la mañana. Es muy sencillo caer en la tentación de despertarse cada vez más tarde y perder el ritmo de vida al que estás acostumbrado.

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Busca un lugar tranquilo, cerrado y alejado de distracciones como televisión y mascotas, o niños. Evita la tentación de llevar el trabajo a tu recámara, a la televisión o al desayuno. Por otra parte, no dejes de cuidar tu aseo e higiene personal, vístete de manera cómoda pero razonable para trabajar.

Para aprovechar la libertad que representa trabajar desde casa, es necesario que sigas ciertas reglas que separen tu vida personal de la laboral. De lo contrario, trabajarás hasta media noche. ¡Al fin estás en tu casa!

2. Adecúa tu lugar de trabajo

No se trata únicamente de instalar una computadora en casa. Es necesario contar con las herramientas adecuadas para desempeñar adecuadamente tu trabajo.

Invierte en el mobiliario y equipo necesarios. Escoge un escritorio y una silla cómodos que se ajusten a tu estilo y tu forma de trabajo. Lo peor que puedes hacer es ganar una contractura por trabajar en una mala postura en un sillón o una mesa inadecuados. Si lo requieres no dudes en comprar herramientas como una buena impresora. Salir corriendo a la tienda de suministros de oficina más cercana para imprimir o escanear un documento puede convertirse en una gran pérdida de tiempo.

Por último, asegúrate de contar con un servicio de Internet de alta calidad para que mantengas tu productividad y evites contratiempos. Algunas empresas incluso otorgan a sus trabajadores un  apoyo financiero para realizar las adecuaciones necesarias para trabajar de forma efectiva desde casa.

Si estás considerando trabajar desde casa solo de forma temporal, encuentra un lugar tranquilo, en el que haya poco tránsito de otras personas (evita la cocina) y consigue una mesa con suficiente espacio por debajo para tus piernas y por encima para tu equipo de trabajo. Si te es posible, opta por un teclado y ratón  inalámbricos que te permitan poner tu computadora enfrente de ti a la altura de tus ojos, de tal forma que no tengas que encorvarte para ver la pantalla. Por supuesto, lo mejor sería contar con un monitor, pero si lo único que tienes es tu computadora portátil, busca un par de libros para colocarla encima de ellos y lograr una altura cómoda.

La silla siempre es fundamental. Evita trabajar en el sillón de la sala, ya que la postura que tendrás hará que te canses muy rápido. Busca una silla que te permita tener tus pies en el piso y que tus brazos caigan naturalmente a la altura de la superficie donde tendrás el teclado. Si no logras encontrar una silla adecuada, puedes tener dos sillas e irlas intercalando con el tiempo, además, no te olvides de aprovechar llamadas telefónicas y pausas para levantarte y caminar al menos unos pasos.

3. Mantén tu disponibilidad y resultados

Lo más importante es tu responsabilidad y presteza. La disponibilidad que tienes para estar comunicado constantemente con tus jefes y compañeros en un horario estricto de oficina para que no mezcles labores personales con las laborales y puedas cumplir a cabalidad las dos.
También es importante definir desde el inicio las expectativas de desempeño al trabajar desde casa. Para esto, establece compromisos con tu jefe para llegar a resultados medibles y específicos que revelen tu productividad y eficiencia. Sin embargo, valora tu forma de trabajar y escala los descansos necesarios. Una de las mayores tentaciones para las personas trabajando desde casa es querer concluir todos sus pendientes y responsabilidades en un solo día. Define qué quieres lograr cada día y aprende a utilizar tu tiempo de forma efectiva y respetando tu horario.

4. Las distracciones

Trabajar desde casa puede venir acompañado de diferentes distracciones de la vida doméstica. Desde sacar la basura, hasta atender a los niños, pasando por elaborar la comida, recoger las cosas y el susurro de aquel capítulo de la serie que dejaste pendiente la noche anterior. Sin embargo, el hecho de que estés en casa no significa de ninguna forma que el trabajo sea menos significativo o valioso y de ti depende que eso se cumpla.

Si tienes niños pequeños no dejarás de atenderlos, pero puedes hablar con ellos para que sepan lo que estás haciendo. Ponles actividades, retos o tareas y aprovecha la hora de comer para llamarlos a ellos también a un descanso o “recreo”. Si tu pareja está en la misma situación puedes hablar con él o ella para tener “turnos” o adecuar también un espacio de “escuela en casa” o de aprendizaje cerca de donde tú estás trabajando. Es importante que ellos también tienen tareas y responsabilidades.

Igualmente, considera tus tiempos para otras actividades, por ejemplo, deberás considerar que el tiempo que dedicarás a comer deberá incluir la preparación y la limpieza de la mesa y la loza. Si es posible, prepara con antelación tus alimentos, porciónalos y guárdalos en el refrigerador o congélalos para ganar algo de tiempo los demás días.

5. Lidiar con el aislamiento

Evita convertir el trabajo virtual en aislamiento total. Trabajar desde casa pude promover el sedentarismo y la falta de un ambiente laboral con relaciones cara a cara puede generar sentimientos de tristeza e incluso depresión.

Aprovecha las herramientas tecnológicas a tu alcance para mantener la comunicación con tu equipo y compañeros. Si otras personas o tú mismo no están habituados a trabajar a distancia, en un inicio opta por las videoconferencias, ya que te permitirán tener más cercanía y asegurar la atención de los demás. Si ya tienes más experiencia o tienes equipos de trabajo maduros, llamadas telefónicas rápidas bastarán para minimizar la distancia y mantenerte al tanto de ellos. Será importante que procures tener contacto con tu equipo de forma frecuente o al menos, una vez al día.

Desde una perspectiva más personal, haz un esfuerzo por hablar con otras personas, hacer una pausa para tomar un café, o al menos abrir la ventana para que entre aire. Puedes aprovechar el tiempo adicional para tomar cursos en línea, trabajar en proyectos para tu hogar o aprender nuevas cosas. Retoma prácticas que no realizabas desde hace tiempo como tocar algún instrumento, leer el libro que tienes pendiente o simplemente estar contigo mismo. Si ya no puedes asistir al gimnasio, busca rutinas de ejercicio que puedas hacer desde casa, realiza posturas de yoga o aprovecha para comenzar una práctica de meditación buscando los recursos que necesitas en aplicaciones o videos en línea. Aprovecha este tiempo y define un objetivo particular que te gustaría obtener a través del tiempo que estarás en casa y comprométete contigo mismo a lograrlo.

Como ves, el trabajo a distancia es una opción práctica y novedosa, por lo que es importante que sepas cómo desempeñarte mejor y aprovechar al máximo las ventajas de trabajar desde casa. Con estos consejos esperamos que sea posible mantener tu productividad y que juntos podamos afrontar los retos que estos momentos nos presentan a todos.

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Efraín Zapata es socio consultor en Saphi Solutions donde apoya a las organizaciones a ser más productivas y eficaces a través de potenciar su talento humano. Es maestro en Desarrollo Organizacional por la Universidad de Monterrey, así como Coach Ejecutivo y licenciado en Psicología Organizacional por el Tecnológico de Monterrey.
Puedes contactarlo en ezapata@saphi.solutions